Transactiedocumentatie

Wanneer koper en verkoper overeenstemming hebben bereikt over de belangrijkste commerciële uitgangspunten van de transactie, zoals de koopprijs, structuur en voorwaarden, en het Due Diligence onderzoek is afgerond, volgt de fase van de definitieve transactiedocumentatie. Deze documenten vormen het juridisch fundament van de overname en leggen alle rechten en verplichtingen van partijen vast.

Belang van goede transactiedocumentatie

Een zorgvuldig opgestelde set transactiedocumenten is essentieel voor het succes en de bestendigheid van een overname. Waar de intentieovereenkomst (LOI) nog globaal de afspraken vastlegt, zorgen de definitieve documenten voor de juridische verankering. Heldere, complete documentatie voorkomt interpretatieverschillen, beperkt risico’s en biedt houvast bij eventuele discussies na closing.

Een goed contract beschermt niet alleen tegen mogelijke claims of misverstanden, maar schept ook duidelijkheid over de praktische uitvoering van de transactie, zoals de overdracht van aandelen of activa, garanties, vrijwaringen en eventuele nabetalingsmechanismen (earn-out of closing accounts).

Totstandkoming van de transactiedocumentatie

Het opstellen van definitieve transactiedocumentatie is een intensief proces waarin verschillende disciplines samenkomen. De juridische adviseur vertaalt de commerciële afspraken naar juridisch sluitende bepalingen, terwijl de M&A-adviseur erop toeziet dat de economische belangen van zijn cliënt goed worden geborgd. Ook fiscalisten, notarissen en bij grotere transacties specialisten op het gebied van bijvoorbeeld mededinging kunnen worden betrokken.

Om tot goede transactiedocumentatie te komen, zijn drie pijlers van belang:
• Volledigheid: alle relevante onderwerpen moeten zijn vastgelegd, van koopprijsmechanisme tot garanties en van closing-voorwaarden tot post-closing verplichtingen.
• Consistentie: de juridische bepalingen moeten aansluiten bij de commerciële afspraken uit de LOI en de bevindingen uit het Due Diligence onderzoek.
• Duidelijkheid: bepalingen moeten helder en uitvoerbaar zijn, zodat ze in de praktijk houvast bieden.

Een belangrijke input voor de contractfase is het Due Diligence onderzoek. De uitkomsten hiervan bepalen welke garanties of vrijwaringen nodig zijn om de risico’s van koper en verkoper in balans te brengen.

Juridisch proces en documentatie

Het juridische documentatieproces bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

1. Opstellen eerste concepten: De juridische adviseur stelt op basis van de LOI en het Due Diligence de eerste versie van de koopovereenkomst (SPA of APA) op, aangevuld met bijlagen zoals garantieoverzichten, vrijwaringen en eventuele aandeelhouders- of huurovereenkomsten.
2. Onderhandelingen: Koper en verkoper (en hun adviseurs) bespreken de bepalingen en brengen wijzigingen aan totdat consensus is bereikt. Deze fase vereist soms, afhankelijk van de complexiteit, meerdere onderhandelingsrondes.
3. Finale afstemming en ondertekening (Signing): Nadat partijen akkoord zijn, worden de definitieve documenten ondertekend. In sommige gevallen vindt de daadwerkelijke overdracht (Closing) op een later moment plaats, bijvoorbeeld nadat aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
4. Closing en post-closing: Bij closing vindt de juridische overdracht van aandelen of activa plaats, bij een aandelenoverdracht gebeurt dit via de notaris. Na de closing worden eventuele nabetalingen, vrijwaringsafspraken en andere post-closing verplichtingen uitgevoerd of bewaakt.

Relatie met de eerdere fases

De kwaliteit van de transactiedocumentatie staat of valt met de voorbereiding in de eerdere fases van het traject. Een goed uitgevoerde bedrijfsanalyse, een zorgvuldige waardering en een grondig Due Diligence onderzoek vormen de basis waarop de juridische afspraken kunnen worden gebouwd.

De documentatiefase is dus geen losstaande stap, maar het sluitstuk van een zorgvuldig proces waarin commerciële, juridische en fiscale belangen samenkomen.